Checkliste ''Jugendballorganisation''
| Was | Wann | |
| Organisationsteam zusammenstellen | Sind genug Personen zur Mitarbeit bereit? Tipp: Trefft euch immer in regelmäßigen Abständen um abzuchecken was steht an, was brauchen wir? Was muss noch gemacht werden? Bzw. wie geht es den anderen? Damit alle vom Vorbereitungsteam auf gleichen Stand sind. |
1 Jahr – 6 Monate vorher |
| Lokalität finden | Ausreichend groß? Welche Termine sind noch frei? |
1 Jahr – 6 Monate vorher |
| Termin festlegen | Abchecken, ob an diesem Tag in der näheren Umgebung kein anderer Ball oder größeres Event stattfindet |
1 Jahr – 6 Monate vorher |
| Lokalität reservieren | Falls dort ein Wirt oder ähnliches, diese Lokalität gepachtet hat, redet mit demjenigen aus, was ihr alles verkaufen dürft bzw. welche Bar(s) ihr machen dürft. Empfehlenswert ist ein Vertrag mit dem Saal- oder Grundstückseigentümer, worin eine Vereinbarung getroffen wird über den Preis, die Anzahl der Räume, Geräte, Anschlüsse, Speise- Getränkeversorgung, Reinigung, Rückübergabe. |
1 Jahr – 6 Monate vorher |
| Band suchen, reservieren | Tipp: möglichst früh (mind. 6 Monate vorher) eine Band suchen, da viele gute Bands bereits 1 Jahr vorher ausgebucht sind. Am besten ist, wenn ein paar Personen von euch die Band, bevor Ihr den Vertrag unterschreibt, live anhört. Damit Ihr wisst ob sie euren Vorstellungen entspricht. Sonst eventuell Demoband schicken lassen. Vertrag mit der Band machen (Vereinbarung über Preis, Spieldauer, Nebenleistungen wie gratis Essen und Getränke, notwendige Anschlüsse) |
1 Jahr – 6 Monate vorher |
| Verantwortungs-bereiche festlegen |
Wer ist wofür verantwortlich, je nachdem, was ihr genau machen wollt. z.B.:
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1 Jahr – 6 Monate vorher |
| Veranstaltungsbewilligung bzw. Anmeldung und Verpflichtungen | Bei der Gemeinde ist eine Bewilligung einzuholen, und zwar grundsätzlich dann, wenn Eintritt verlangt wird bzw. ist die Veranstaltung anzumelden, wenn kein Eintritt verlangt wird. Feuerpolizeiliche und sanitätspolizeiliche Maßnahmen: Verpflichtung, an Feuerschutz, Toiletten und evtl. Rettungsdienst zu denken, ist meist in den Auflagen der Veranstaltungsbewilligung berücksichtigt | 6 – 3 Monate vorher |
| Ballname | suchen und festlegen | 6 – 3 Monate vorher |
| SponsorInnen | suchen und ansprechen (für Geld und evtl. Sachsponsoring) | 6 – 3 Monate vorher |
| Grobablauf festlegen | Überlegt euch im Groben, wie der Ball ablaufen soll. Gibt es Besonderheiten, (Getränkeaktionen, Mitternachtseinlage, Tombola…)? Klären, um dies evtl. auch schon auf Flyer/Plakate geben zu können. | 6 – 3 Monate vorher |
| Flyer, Plakate, Eintrittskarten | Gestalten und in Druck geben Achtung: Vergleicht dabei die Preise der verschiedenen Anbietern.) Auf Plakate ist ein Impressum nötig: Medieninhaber, Hersteller (evtl. eigene Vervielfältigung) Verlags- und Herstellungsort. | 6 - 3 Monate vorher |
| Mitternachtseinlage | erstellen, organisieren, proben (früh genug anfangen, denn bis man das Richtige hat bzw. einstudiert hat, vergeht meistens einige Zeit) | 3 - 1 Monate vorher |
| Plakattafeln | Evtl. große Plakattafeln gestalten und aufstellen (bei Gemeinde fragen, wo man darf) | 3 - 1 Monate vorher |
| Flyer/Plakate verteilen | Flyer/ Plakate austeilen/aufhängen. Bei der Gemeinde Plakate anmelden und kennzeichnen lassen, wenn in der Gemeinde Ankündigungsabgabe eingehoben wird. Beim Plakat kleben, die GemeindeRichtlinien beachten, wenn Plakatierungsverordnung besteht. Ohne Eigentümerzustimmung nicht auf Privateigentum kleben (=Besitzstörung). | 3 - 1 Monate vorher |
| Arbeitsplan | erstellen. Wer arbeitet, Wann? Wo? Wie lange? (Muster eines solchen Planes in extra Checkliste „Arbeitsplan Jugendball) | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Vorverkaufskarten verkaufen | Eintrittskarten fleißig verkaufen, alle beteiligten möglichst viel direkt anreden und vom tollen Ball überzeugen | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Veranstaltung bewerben | in div. Internetseiten ankündigen und viel Werbung machen (Mundpropaganda, Zeitungen, Flyer, Pfarrblatt…) | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Dekoration | Gestaltung der Deko überlegen und festlegen, Materialien besorgen | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Verpflegung – Mengen überlegen und bestellen | Getränke: Menge + welche Getränke brauchen wir aufschreiben und bestellen. Die eigenen Ausgabe von Getränken und Speisen (ähnlich eines Gastbetriebes) ist nur für gemeinnützige Veranstalter an 3 Tagen im Jahr erlaubt. Notwendig ist das Angebot von 2 Jugendgetränken, eine Preisliste. Kein Alkohol an Jugendliche unter 16, keine harten Getränke (mehr als 14%) an Jugendliche unter 18 Jahren ausschenken. | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Sicherheit und Ordnung | Evtl. Security organisieren (Angebote einholen, Auftrag erteilen). Fallweise wird bei Großveranstaltungen ein Ordnerdienst durch die Veranstaltungsbewilligung vorgeschrieben. | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Wechselgeld und Geldtaschen | von der Bank organisieren | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| AKM anmelden | spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung) Die Abrechnung für diese Urheberrechte an den gespielten Musikstücken erfolgt im Nachhinein | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Eintrittskarten registrieren | Wegen zu zahlender Lustbarkeitsabgabe: Vorherige Registrierung der Eintrittskarten bei der Gemeinde, nach der Veranstaltung abrechnen (mit dem Rest hingehen) | 2 Monate vorher bis zur Veranstaltung |
| Deko vorbereiten | Falls noch etwas zum Kleben, Zusammenbauen… ist | Einige Tage vorher |
| Lebensmittel | benötigte Lebensmittel kaufen | Einige Tage vorher |
| Aufbau und Gestaltung | Sobald die Lokalität frei ist, mit dem Aufbau bzw. Gestaltung beginnen | Einige Tage vorher |
| Ruhe bewahren | Hektik, Stress, Aufregung, letzte Vorbereitungen, … die Stunden sind gezählt. Der Ball kann beginnen | |
| Jugendschutz | beachten: Aufenthalt bei Veranstaltungen für Jugendliche bis 14 Jahre bis 22 Uhr, für Jugendliche bis 16 Jahren bis 24 Uhr, danach mit Aufsichtsperson. (Achtung – aktuelle Version des Jugendschutzes des Bundeslandes nachlesen, falls es Änderungen gegeben hat). | Beim Ball |
Nach dem Ball:
| Was | |
| Abrechnen | Band (und wenn vorhanden, Security) bezahlen Abrechnung der verkauften Karten mit Gemeinde |
| Aufräumen | Alles Aufräumen: Mülltrennung beachten! |
| Danke sagen | (fleißigen) HelferInnen danken für Mithilfe und Engagement |
| Offene Rechnungen | Rechnungen bezahlen + Abrechnung des gesamten Balls machen Getränke auf Kommission retournieren und bezahlen … |
| Reflexion und Resümee | Abschlussgespräch: Was ist gut gelaufen? Was hätte besser gehen können? Was hat nicht funktioniert? Wie sind wir im Gesamten zufrieden? Wollen wir so etwas wieder machen?… |