Finanzen in der Jugendarbeit

Wer ist wofür zuständig? 

In jeder Pfarre gibt es eine kirchliche Stelle, die die Finanzen im Blick behält: 

• In Pfarren der alten Struktur: der Finanzausschuss des Pfarrgemeinderats 
• In Pfarren der neuen Struktur: der pfarrliche Wirtschaftsrat 

Wichtig zu wissen: 
Diese Gremien prüfen nur, ob eure Abrechnung korrekt geführt wurde – sie dürfen nicht darüber entscheiden, wofür ihr euer Geld verwendet. 
➡️ Wenn ihr z. B. bei einem Jugendball Geld einnehmt, entscheidet ihr als Gruppe, wofür es eingesetzt wird. 

Wie funktioniert die Buchführung? 

Damit ihr den Überblick behaltet – und alles prüfbar bleibt – braucht ihr ein einfaches, aber sauberes System. Die wichtigsten Punkte: 

• Für jede Einnahme und Ausgabe gibt es einen Beleg (Rechnung, Kassabon, Quittung etc.) 
• Jeder Beleg wird fortlaufend nummeriert – vom 1.1. bis 31.12. 
• Die Belege müssen gut leserlich und vollständig ausgefüllt sein 
• Alle Beträge werden laufend im Kassabericht oder Kassabuch eingetragen 
• Keine Leerzeilen – Falsches wird leserlich durchgestrichen, nicht gelöscht 
• Alle Belege sind 7 Jahre aufzubewahren 

Wir empfehlen eine einfache Excel-Tabelle oder ein Kassenbuch – eine Vorlage findest du unten. 

Abgabe & Prüfung – zwei Varianten je nach Pfarre 

In Pfarren mit alter Struktur (noch nicht umgestellt): 

• Bis Mitte Februar gebt ihr folgende Unterlagen ab: 

  • Kassabericht oder Kassabuch 
  • Kopien der Belege 
  • Kontoauszüge (wenn vorhanden) 
• Zwei Rechnungsprüfer*innen (nicht aus der Gruppenleitung) prüfen alles und bestätigen die Richtigkeit mit einer Unterschrift auf dem Nachweisformular (siehe unten). 

Falls ihr keine Rechnungsprüfer*innen habt, gebt die Unterlagen direkt beim Finanzausschuss der Pfarre ab – dieser bestätigt die Richtigkeit für die Kirchenrechnung. 

In Pfarrgemeinden mit neuer Struktur: 

• Ihr übermittelt eure Unterlagen dreimal jährlich (z. B. Mitte Jänner, Mitte Mai, Mitte September) an das Pfarrsekretariat oder die Buchhaltung der Pfarre: 
  • Kopie des Kassabuchs 
  • Kopien der Belege und Rechnungen (Die Aufbewahrungspflicht der Originalbelege liegt bei euch.) 
• Eine zusätzliche (interne) Rechnungsprüfung entfällt. 
• Die Entlastung der Kassaführung erfolgt automatisch im Zuge der Prüfung der gesamten Kirchenrechnung durch den pfarrlichen Wirtschaftsrat. 

Tipps für einen guten Überblick 

• Fangt frühzeitig mit dem Kassabuch an – nicht erst beim Jahresende! 

• Teilt die Verantwortung im Leitungsteam. 

• 4 Augen sehen bekanntlich mehr als 2 – tut euch bei der Buchhaltung zu zweit zusammen! 
• Legt eine Belegmappe oder digitales Archiv an. 
• Holt euch bei Unklarheiten rechtzeitig Hilfe – von der Pfarre oder dem Team Jugend und junge Erwachsene unter: kj.pfarre@dioezese-linz.at 

Kassabericht

Nachweis Finanzgebarung

NEU: Regelung Finanzen KA-Gliederungen in Pfarren & Pfarrgemeinden

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